Soruşturmalar, Uyum ve Etik

Soruşturmalar

Bu tür incelemelerde en sık yapılan hata, sürecin İnsan Kaynakları veya İç Denetim tarafından iyi niyetle ama hukuki çerçeve kurulmadan başlatılmasıdır. Sonradan iş güvencesi davasında ya da idari soruşturmada delilin kullanılamaz hâle gelmesi, çoğu zaman ilk günkü usul tercihlerinden kaynaklanır.

• İç soruşturmalar. İhbar, denetim bulgusu veya şüphe üzerine yürütülen incelemelerin planlanması ve yönetilmesi. Soruşturmanın kapsamının ve yönteminin baştan belirlenmesi, dijital ve fiziki delilin hukuka uygun biçimde toplanması, görüşmelerin yürütülmesi ve bulguların, sonraki aşamalarda kullanılabilecek nitelikte raporlanması.
• Düzenleyici kurum soruşturmaları. Rekabet Kurumu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Sermaye Piyasası Kurulu, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Ticaret Bakanlığı ve diğer kurumların yürüttüğü incelemelerde temsil; yerinde inceleme sırasında hukuki destek, bilgi ve belge taleplerine cevap verilmesi, yazılı savunmaların hazırlanması, sözlü savunma toplantılarında temsil ve idari yaptırım kararlarına karşı iptal davaları.
• Yerinde inceleme hazırlığı. Denetim ekiplerinin gelmesi hâlinde izlenecek adımların önceden belirlenmesi, ilgili personelin bilgilendirilmesi ve dijital verilere ilişkin hazırlığın yapılması.
• Beyaz yaka ceza soruşturmaları. Şirket ve yöneticileri hakkında yürütülen soruşturma ve kovuşturmalarda savunma, şirketin şikâyetçi konumunda bulunduğu dosyaların takibi, güveni kötüye kullanma, dolandırıcılık ve zimmet iddialarına ilişkin süreçler.
• Kriz yönetimi. Bir olayın kamuya yansıması hâlinde hukuki ve iletişimsel adımların koordinasyonu, bildirim yükümlülüklerinin tespiti ve süresinde yerine getirilmesi.

Uyum ve Etik

• Uyum programlarının kurulması. Şirketin faaliyet alanına ve gerçek risklerine göre tasarlanmış, uygulanabilir programların oluşturulması. Uzun ve kimsenin okumadığı politika metinleri yerine, karar noktalarında fiilen işleyen kurallar üretmeyi tercih ediyoruz.
• Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele. Türk mevzuatı ile şirketin tabi olabileceği yabancı düzenlemelerin birlikte değerlendirilmesi, hediye ve ağırlama kuralları, kamu görevlileriyle ilişkilerin düzenlenmesi, bağış ve sponsorluk politikaları.
• İhbar mekanizmaları. İhbar hatlarının kurulması, ihbarcının korunması, gelen bildirimlerin değerlendirilmesi ve bu sürecin kişisel verilerin korunması mevzuatıyla uyumlu biçimde işletilmesi.
• Üçüncü taraf yönetimi. Tedarikçi, distribütör, acente ve danışmanlara ilişkin risk değerlendirmesi, sözleşmelere uyum yükümlülüklerinin yerleştirilmesi, denetim haklarının kullanılması.
• Suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesi. Yükümlü sıfatı taşıyan işletmelerde müşteri tanıma, şüpheli işlem bildirimi ve kayıt saklama yükümlülüklerine uyum, iç kontrol ve uyum görevlisi yapılanması.
• Yaptırımlar ve ihracat kontrolleri. Uluslararası yaptırım rejimlerinin şirket faaliyetlerine etkisinin değerlendirilmesi, müşteri ve tedarikçi taramaları, çift kullanımlı ürünlere ilişkin kontroller, bankacılık ve lojistik süreçlerinde karşılaşılan sorunların çözümü.
• Kamu ihaleleri. İhale mevzuatına uyum, yasaklama kararlarına karşı başvurular, itirazen şikâyet süreçleri, ihale süreçlerindeki etik kuralların uygulanması.
• Rekabet hukuku uyumu. Rakiplerle temas kurallarının belirlenmesi, ticaret birliği faaliyetlerinde hassasiyet gerektiren alanların tespiti, fiyat ve müşteri bilgisi paylaşımına ilişkin sınırlar, dikey ilişkilerde uyum, çalışanlara yönelik uygulamalı eğitimler ve iç denetim çalışmaları.
• Veri koruma ve bilgi güvenliği uyumu. Veri işleme faaliyetlerinin mevzuata uygunluğunun denetlenmesi, ihlal hâlinde bildirim yükümlülüklerinin yönetimi, siber güvenlik olaylarının hukuki boyutunun ele alınması.
• Sürdürülebilirlik yükümlülükleri. Sürdürülebilirlik raporlaması ve tedarik zinciri özen yükümlülüklerine ilişkin uyum çalışmaları ile bu alandaki taahhütlerin denetlenmesi.
• İşlem odaklı uyum incelemesi. Birleşme ve devralmalarda hedef şirketin uyum geçmişinin incelenmesi, tespit edilen risklerin işlem belgelerine yansıtılması, devralma sonrası düzeltici adımların planlanması.
• Eğitim. Yönetim kurulu, üst yönetim ve ilgili birimler için düzeyine göre ayrıştırılmış, şirketin kendi dosyalarından türetilmiş örneklerle yürütülen eğitim programları.
• Düzeltici tedbirler. Tespit edilen ihlallerden sonra alınacak önlemlerin belirlenmesi, gönüllü bildirim seçeneklerinin değerlendirilmesi ve yaptırımın hafifletilmesine yönelik mekanizmaların kullanılması.

Çalışma Yaklaşımımız

İç soruşturma dosyalarında gizlilik ve tarafsızlık esastır. İncelemeyi yürüten ekip ile şirketin gündelik danışmanlık işini gören ekip arasında, dosyanın niteliği gerektirdiğinde ayrım yapıyor; bulguların yalnızca önceden belirlenmiş muhataplarla paylaşılmasını sağlıyoruz.

Soruşturmaların çoğu kısa sürelidir ve süre kaybı geri alınamaz. Savunma süresi, bildirim yükümlülüğü ve itiraz süresi gibi kalemler için dosyanın ilk gününde takvim çıkarıyor, her adımı bu takvim üzerinden yürütüyoruz.

Bir soruşturma süreciniz veya uyum programı ihtiyacınız için ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.